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Faire du publipostage dans Word


Tout d’abord, en gros, qu’est-ce que le publipostage. Le publipostage est un procédé qui permet de créer un document personnalisé grâce à une liste de clients ou de membres, par exemple. Prenons l’exemple d’un gym, il doivent envoyer à tous leurs clients un avis de renouvellement personnalisé pour chaque client avec adresse et montant dû. Évidemment, personne n’a la même adresse ou ne prend le même forfait au gym. Par contre, je ne voudrais pas passer des heures à taper chacune des lettres. Je vais donc inventer un canevas, une lettre remplie de trous et les trous seront remplies grâce à un tableau plein de données.

La première étape est donc de monter un tableau soit dans Word ou Excel ou Access. Il faut donner des titres à chaque colonne et surtout il faut que ces noms soient uniques.

Ensuite, il faut taper la lettre pleine de trous. Pour m’aider, plutôt que de laisser des trous, j’ai écris, entre guillemets, les noms des colonnes où se trouvent l’information, ils seront évidemment effacer plus tard lors du publipostage.

Voici un exemple :

Montréal, le 25 août 2009

« Titre » « Nom » « Prénom »
« Adresse »
« Ville » (Québec) « Code Postal »

Objet : Renouvellement de votre abonnement

« Titre »,

Cette lettre est pour vous aviser que votre renouvellement de votre abonnement à notre gym est le « Date de renouvellement ».

Un montant de « Montant dû » devra donc être versé avant cette date. Tout retard entraînera des frais de 2%.

Merci de faire confiance à notre entreprise en matière de santé et de bien-être physique.

Veuillez accepter, « Titre », nos salutations distinguées.

Madame Y, propriétaire
Gym XYZ

Après avoir tapé cette lettre dans Word, il est temps d’utiliser les fonctions de Word sur le publipostage :

  1. Cliquez sur l’Onglet « Publipostage » ;
  2. Cliquez sur le bouton « Démarrer la fusion et le publipostage » ;
  3. Cliquez sur Lettre ;
  4. Cliquez sur « Sélection des destinataires » ;
  5. Utilisez une liste existante, une fenêtre de Windows s’ouvrira, il est temps de trouver votre fichier contenant la liste ;
  6. Pour chaque « trou », nous allons les effacer et les remplacer par un champ de fusion (nom de la colonne), cliquez sur « Insérer un champ de f usion » et cliquez sur le nom de la colonne » ;
  7. Et voilà, il ne reste qu’à fusionner le tout, cliquez sur « Terminer et Fusionner » ;
  8. Cliquez sur « Modifier les documents individuels » ;
  9. Cliquez sur OK, le logiciel crééra autant de lettres que de personnes dans votre liste, il ne vous restera qu’à imprimer ou enregistrer ce document.

Note : N’oubliez pas de mettre des espaces entre vos champs, si vous ne voulez pas  le résultat soit étrange et tout collé. Exemple:  MadameMarieJulien au lieu de Madame Marie Julien.

Si vous avez des questions sur le sujet, n’hésitez pas à me laisser des commentaires.

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