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Organiser une réunion plus facilement grâce à Outlook!


Peut-être avez-vous déjà vécu la situation suivante : vous devez organiser une rencontre avec plusieurs personnes et vous devez les contacter un à un et vérifier les disponibilités. Certains ne peuvent pas être présents, tellement que vous devez annuler la rencontre. Alors, vous recontactez chaque personne pour leur mentionner le fait.  Ne serait pas plus simple de faire tout cela grâce à un ou deux courriels.

Il existe une fonction dans le calendrier qui vous permet d’inviter des participants à une rencontre en plus de l’inscrire dans votre agenda, d’ajouter un rappel dans votre agenda et celui des participants. Et qui, avec un seul bouton, vous permettra d’annuler la rencontre, si les réponses à votre demande de réunion ne vous satisfait pas.

Voici comment faire avec la version OFFICE 2007:

  1. Tout d’abord, vous devez vous rendre dans la section CALENDRIER D’OUTLOOK.
  2. Ensuite, cliquez sur le bouton Nouveau.
  3. Cliquez sur le bouton INVITER DES PARTICIPANTS.
  4. Une section À : s’est ajoutée, cliquez sur le A: pour avoir accès au carnet d’adresses ou taper les adresses de courriel
  5. Cliquez sur Envoyer.
  6. Vous recevrez par courriel la réponse des participants.

Pour annuler une rencontre :

  1. Rendez vous encore une fois dans la section CALENDRIER D’OUTLOOK.
  2. Rendez vous à la date de votre réunion et cliquez 2 fois sur l’activité.
  3. Une fenêtre s’ouvrira et le bouton ANNULER la rencontre sera disponible.

BONNE RÉUNION!

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